Le français suit / French follows
Written by Deb Baranec, Jim Kempster, and Dawn Richards
What is a Letter of Support and where is it used? Why have you been asked to write one? How on earth do you start to write a Letter of Support? Chances are, if you’re a patient partner in the research environment, you’ve asked yourself or someone else one of these questions as part of your role.
This resource has been co-created by patient partners based on their own experiences related to Letters of Support. We’ve created this resource for you if you’re a patient partner and you’ve been asked to write a Letter of Support for a researcher or research team. Of course, we’re also happy if others on the research team are familiar with this resource as well so they understand some of what patient partners go through when they’re asked to provide a Letter of Support.
As you work your way through the resource, you’ll move from:
- Reviewing some foundational items around Letters of Support
- What they are
- Where you can find some resources on this topic
- Deciding if you’ll write a Letter of Support, and if so, the kinds of items you might consider
- Some questions you might ask yourself when you’re asked to write a Letter of Support
- Some questions you might ask the researcher or research team that has asked you to write a Letter of Support
- Writing the Letter of Support
- Making sure you have the information you need
- How you might structure a Letter of Support
- Learning what happens after the Letter of Support is submitted
- Questions to ask the research team
- Follow up
We hope that this helps you to learn more about Letters of Support, make a decision about writing one, and knowing how to follow up (if the research team hasn’t) after the grant application is submitted.
- Reviewing some foundational items around Letters of Support
A Letter of Support, also often called “LOS” for short, is a document that may be included as part of a grant application that is submitted to an organization that funds research. LOS are usually provided by people or organizations that will be involved in the proposed research project. Within the letter, information may be provided about how those people or organizations will contribute to the research, if they will provide any physical support such as money, or non-monetary support (sometimes called ‘in-kind’ support) and of course, offer their overall support for the proposed research being funded.
Different granting agencies or funding organizations will have different requirements for Letters of Support. These agencies or funding organizations might be government-supported, health charities, patient organizations, philanthropic organizations, and others.
The Canadian Institutes of Health Research (CIHR) has a webpage about Letters of Support with a lot of helpful guidance as well as some example language and characteristics of strong or weak Letters. This webpage is helpful whether you’ve never written a Letter of Support or have written a number of them.
- Deciding if you’ll write a Letter of Support, and if so, the information you might consider or need
When you’re asked to write a Letter of Support, this may mean that you’re being asked to be part of the research team or it may simply mean that you’re being asked to express support for the research. We have generated some questions that you might ask yourself as well as the researcher or research team that has requested a Letter from you.
- Some questions you might ask yourself when you’re asked to write a Letter of Support. These might also help you with questions that you put together for the researcher or research team as well.
- Am I being asked to provide a Letter of Support to express support only, or will I be on the research team? If I’ll be on the research team – what does that role look like, and do I have time for it if the research is funded?
- Do I know this research team already, for example, have I worked with them before or is this continuing research that I’ve already been part of? Am I comfortable with their ask?
- How much time will it take me to write a Letter of Support, and do I have time to do that?
- Should I ask the research team to provide me with a draft Letter of Support that I can make my own?
- What other questions do I have for the research team specific to this ask?
This list of questions isn’t complete and there may be other questions you might want to ask yourself when you’re asked to write a Letter of Support too.
- Some questions you might ask the researcher or research team that has asked you to write a Letter of Support.
- What is your timeline for the Letter of Support?
- Am I being asked to write a Letter of Support expressing my support only, or will I be part of the research team?
- Can you provide me with information for the Letter of Support including who it should be addressed to, if there is a competition name or number that should be referenced, what the name of the research project is, when the project would take place if funded, where would the research be done, and how would I be contributing to the research project and how I would be recognized for this role and work?
- Can you help me write this? For example, do you have a template/guidance/or a draft Letter of Support that I can make my own? Are there Letter of Support instructions that have been provided by the granting agency or organization that can be shared with me?
- Writing the Letter of Support
When you sit down to write the letter, make sure you have all the information from the research team that you need to write the Letter of Support, if they are not providing you with a draft to make your own. Whether or not you’re writing the Letter of Support from scratch, make sure that any personal details you share about your own story and healthcare experiences are only ones you are comfortable sharing. While the Letter of Support may not be shared publicly, you shouldn’t feel pressured to share any details that you don’t wish to.
One approach you might take to writing the Letter of Support is to cover the who, what, where, when, and how of your role and your support for the proposed research. For example:
- Who is the principal investigator of the application?
- What is the title or name of the research project, and what is your role in the research? What does this mean that you’ll be doing as part of the research team?
- Where is the research happening? For example, maybe it’s virtual, you’ll meet with the team from time to time in person, or maybe it’s being done in a hybrid way – some virtual and some in person.
- When is the research being done or what is the timeframe for it? Mentioning the length of the research project helps show that you are ‘in the know’ about the project.
- How do your experience and your skills align with the research project and its goals and anticipated outcomes? Remember that you only need to share what you’re comfortable sharing here. And how will the anticipated results of this research contribute overall to knowledge, patient outcomes, etc.?
You might also choose to wrap up your Letter of Support with wishing the researcher success in their application and expressing how you are looking forward to learning about the results of the competition.
- Learning what happens after the Letter of Support is submitted
Usually there is a few months’ time between when a research team submits a grant application to knowing the results of the funding competition. If the research team doesn’t offer it up, it’s more than ok to ask them when you can expect to hear about the results of the competition when you provide your Letter of Support to them.
At the same time, sometimes research teams forget to let people who have written Letters of Support about the outcome of the funding competition. It’s not a great feeling when this happens, but it does sometimes happen. If this is the case, don’t feel like you’re bothering anyone if you do reach out to ask about the results of the funding competition and if they’re known yet.
Good luck in your work writing Letters of Support! We hope this resource has helped you understand more about Letters of Support and will help you when you’re approached to write one.
Ressource pour les patients partenaires à propos des lettres d’appui
Qu’est-ce qu’une lettre d’appui et dans quel contexte l’utilise-t-on? Pourquoi vous a-t-on demandé d’en rédiger une, et comment pouvez-vous vous livrer à cet exercice? Si vous êtes un patient partenaire en recherche, il y a de fortes chances que vous vous soyez posé l’une de ces questions ou que vous l’ayez posée à quelqu’un d’autre dans le cadre de votre rôle.
La présente ressource a été conçue par des patients partenaires qui se sont fondés sur leur propre expérience de la rédaction de lettres d’appui. Elle est destinée aux patients partenaires auxquels on a demandé de rédiger une lettre d’appui envers un chercheur ou une équipe de recherche. Bien entendu, nous serions également heureux que d’autres membres de l’équipe de recherche consultent cette ressource afin de mieux comprendre ce que vivent les patients partenaires lorsqu’on leur demande de fournir une lettre d’appui.
Voici les quatre sections de la ressource :
- Les éléments fondamentaux
- Caractéristiques d’une lettre d’appui
- Ressources connexes
- Les questions particulières
- Questions que vous pourriez vous poser si l’on vous demande de rédiger une lettre d’appui
- Questions que vous pourriez poser au chercheur ou à l’équipe de recherche qui vous a demandé de rédiger une lettre d’appui
- La rédaction
- Renseignements dont vous aurez besoin
- Structure de la lettre d’appui
- Le suivi
- Questions à poser à l’équipe de recherche
- Autres démarches de suivi
Nous espérons que ces renseignements vous aideront à en apprendre davantage sur les lettres d’appui, à prendre une décision au sujet de la rédaction d’une telle lettre et à savoir comment faire un suivi à ce sujet (si l’équipe de recherche ne le fait pas) une fois que la demande de subvention aura été présentée.
- Les éléments fondamentaux
Une lettre d’appui est un document qui peut accompagner une demande de subvention de recherche. Elle est habituellement fournie par une personne ou une organisation qui participe à la recherche proposée, et peut préciser comment cette personne ou organisation contribuera à la recherche (soutien financier, contribution non pécuniaire, appui général, etc.).
Qu’il s’agisse d’organismes de financement gouvernementaux, philanthropiques ou d’une autre nature, chacun a ses propres exigences au sujet des lettres d’appui.
Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) disposent d’un guide de rédaction des lettres d’appui, lequel renferme bon nombre de conseils utiles ainsi que d’exemples de formulation et de caractéristiques de lettres efficaces et inefficaces. Ce guide pourra se révéler utile aussi bien pour les personnes qui ont déjà rédigé de nombreuses lettres d’appui que pour celles qui en sont à leurs premières armes.
- Les questions particulières
On peut vous demander de rédiger une lettre d’appui pour deux raisons : que vous puissiez faire partie de l’équipe de recherche; que vous exprimiez votre appui au projet.
- Voici une liste non exhaustive de questions que vous pourriez vous poser lorsque l’on vous demande de rédiger une lettre d’appui. Elles pourraient aussi vous inspirer des questions à poser au chercheur ou à l’équipe de recherche.
- Est-ce qu’on me demande de fournir une lettre d’appui simplement pour exprimer mon soutien au projet de recherche ou parce ce que je ferai partie de l’équipe de recherche? Si je fais partie de l’équipe, en quoi consistera mon rôle et aurai-je le temps de l’assumer?
- Est-ce que je connais cette équipe de recherche (p. ex. collaboration antérieure)? S’agit-il de la poursuite de travaux auxquels j’ai participé? Est-ce que le rôle me convient?
- Combien de temps devrai-je consacrer à la rédaction de la lettre d’appui, et ai-je le temps de le faire?
- Devrais-je demander à l’équipe de recherche de me fournir un modèle de lettre que je pourrai personnaliser?
- Quelles autres questions aimerais-je poser à l’équipe de recherche?
- Voici une liste non exhaustive de questions que vous pourriez poser au chercheur ou à l’équipe de recherche qui vous a demandé de rédiger une lettre d’appui.
- De combien de temps est-ce que je dispose pour rédiger la lettre d’appui?
- Est-ce que vous me demandez de rédiger cette lettre simplement pour exprimer mon appui au projet de recherche, ou parce que je ferai partie de l’équipe de recherche?
- Pouvez-vous m’en dire plus au sujet de la lettre d’appui, notamment la personne à laquelle elle devrait être adressée; le nom ou le numéro du concours; le titre du projet de recherche; les dates de début et de fin du projet si celui-ci est financé; le contexte du projet; la nature de mon éventuelle contribution, le cas échéant, et la façon dont celle-ci sera reconnue?
- Pouvez-vous m’aider à rédiger ce document? Par exemple, avez-vous un modèle ou une ébauche de lettre d’appui que je pourrais adapter? L’organisme de financement dispose-t-il de directives de rédaction de lettre d’appui qui pourraient m’être transmises?
- La rédaction
Lorsque vous vous apprêtez à rédiger votre lettre d’appui, assurez-vous d’avoir obtenu toute l’information dont vous avez besoin de la part de l’équipe de recherche, surtout si un modèle de lettre ne vous est pas fourni. Que vous utilisiez un modèle ou non, assurez-vous de ne divulguer que les renseignements personnels (p. ex. à propos de votre expérience des soins de santé) que vous êtes à l’aise de divulguer. Bien que la lettre d’appui puisse ne pas être rendue publique, vous ne devriez pas vous sentir obligé de fournir des détails que vous ne souhaitez pas divulguer.
L’une des méthodes que vous pourriez adopter pour rédiger votre lettre d’appui pourrait consister à traiter du « qui, quoi, où, quand et comment » à propos de votre rôle et votre appui au projet. Par exemple :
- Qui est le chercheur principal dans le cadre de la demande?
- Quel est le titre du projet? Quel sera votre rôle dans la recherche? Que ferez-vous concrètement dans la cadre des travaux de l’équipe de recherche?
- Où se déroulera la recherche ou dans quel contexte se déroulera-t-elle? Par exemple, il pourrait s’agir de rencontres virtuelles, de rencontres en personne ou un mélange des deux.
- Quand la recherche sera-t-elle effectuée ou quel en est l’échéancier? Mentionner la durée du projet de recherche montre que vous êtes bien au fait de ce dernier.
- Comment votre expérience et vos compétences cadrent-elles avec le projet, ses objectifs et les résultats prévus? N’oubliez pas que vous n’avez qu’à faire part de ce que vous êtes à l’aise de communiquer. De plus, comment les résultats prévus contribueront-ils globalement à l’enrichissement des connaissances, à la production de résultats pour les patients, etc.?
Vous pouvez choisir de conclure votre lettre en souhaitant au chercheur de connaître du succès dans sa demande, tout en exprimant votre intérêt à connaître les résultats du concours.
- Le suivi
Habituellement, il s’écoule quelques mois entre la présentation de la demande de subvention et le dévoilement des résultats du concours. Si l’équipe de recherche n’offre pas de le faire, il est tout à fait acceptable de lui demander, en remettant votre lettre d’appui, quand vous pouvez vous attendre à connaître les résultats du concours.
Les équipes de recherche oublient parfois d’informer les personnes qui ont rédigé des lettres d’appui du résultat du concours de financement. Cela ne fait pas très bonne impression, mais c’est parfois la réalité. Si c’est le cas, n’hésitez pas à poser des questions sur les résultats du concours.
Nous vous souhaitons de connaître du succès dans la rédaction de vos lettres d’appui! Nous espérons que la présente ressource vous aura permis de mieux comprendre cet exercice et qu’elle vous aidera dans vos travaux de rédaction.